← КЕЙСЫ

Своя система.
Свои правила.

Проект для музыкальной студии «Соло» в Москве: вокал, инструменты, танцы. Расписание жило в сторонней CRM по подписке, а сбор оплат и платёжный календарь — в таблицах Excel. Мы собрали студии собственную систему под её правила: расписание, абонементы в минутах, деньги, заявки, роли и боты в Telegram и Max — и перенесли в неё всё, что накопилось.

Музыкальная студия Образование · Услуги CRM + боты Переход · 31 октября

4 ЗАЛА

10 ПЕДАГОГОВ

250 УЧЕНИКОВ В БАЗЕ

1 СИСТЕМА ВМЕСТО ПОДПИСКИ И ТАБЛИЦ

Client · context

Кто такая студия «Соло».

[ CLIENT · 00 ]

СТУДИЯ «СОЛО» МОСКВА · RU

Музыкальная студия: вокал, инструменты и танцы для детей и взрослых. Четыре зала и около десяти педагогов.

«Соло» — музыкальная студия, где больше всего занимаются вокалом, а рядом идут уроки на инструментах и танцы. Расписание держится на четырёх залах и примерно десяти педагогах, а всю операционку ведут три администратора: запись, переносы, абонементы, оплаты и новые заявки.

Студия жила на сторонней CRM по подписке и на таблицах — и подписка подходила к концу. Мы начали с разбора выгрузок и того, как студия работает на самом деле, а потом предложили не искать очередной сервис, а собрать свою систему под правила студии.

Вокал · инструменты · танцы 3 администратора Абонементы в минутах

Process audit · as-is

Как было: таблицы и чужая подписка.

[ AUDIT · 01 ]

Каждая часть работы студии жила в своём месте, а сводить их приходилось руками. Ниже — упрощённая карта «как было».

STEP · 01

Расписание

Сторонняя CRM по подписке. Своего доступа к данным нет, а до конца подписки — меньше трёх недель.

STEP · 02

Оплаты

Сбор оплат и платёжный календарь — в таблицах Excel, отдельно от расписания.

STEP · 03

Абонементы

Абонемент считается в минутах, а урок бывает длиннее. Остаток досчитывали вручную.

STEP · 04

Деньги

Расходы не вносились с конца августа — целостной картины денег не было.

STEP · 05

Заявки

Новые обращения терялись: главная причина потерь — клиенту просто не перезвонили.

▌ ГОЛУБАЯ ЛИНЕЙКА — УЗКИЕ МЕСТА «КАК БЫЛО»

Bottlenecks · resolution

Узкие места → решения.

[ ANALYSIS · 02 ]

№

Узкое место «как было»

Как решили

Данные студии лежали в чужом сервисе, а подписка заканчивалась.

Своя CRM на сервере в Москве. В неё перенесли учеников, педагогов, абонементы и историю заявок — данные принадлежат студии.

Расписание по залам и педагогам приходилось держать в голове, замены искали по телефону.

Расписание на день и неделю, по залам или по педагогам. Перенос урока или всей сетки, отпуска, а если педагог заболел — система сразу предлагает свободных.

Минуты по абонементам досчитывали вручную.

Абонемент в минутах: отметили посещение — урок списался по фактической длительности, без ручных добавок.

Оплаты и платёжный календарь — в таблицах, расходы неделями не вносились.

Деньги по счетам и статьям, кассовая книга и сверка кассы. Сбор оплат — не таблица, а список тех, кому пора напомнить.

Заявки терялись, потому что клиенту не перезванивали.

Доска заявок: у каждой есть статус и следующий шаг, ничего не висит без движения.

Ученики узнавали об уроке и долге только от администратора.

Боты в Telegram и Max: напоминание об уроке, остаток абонемента и оплата по QR в одно касание; сотрудникам — утренняя сводка.

Interface · live

Система вживую.

[ SOLO · CRM ]

Двухминутный ролик о кейсе: от таблиц и чужой подписки — к своей системе. Расписание, абонементы, деньги, заявки, роли и боты. Экраны сняты на демо-стенде с вымышленными учениками — реальные данные студии в кадр не попадали.

// CASE · SOLO // 10 СЦЕН · 2:07 STANDBY · CLICK TO PLAY

▌ КЕЙС · СТУДИЯ «СОЛО» · СО ЗВУКОМ

Module · 01 · Расписание

Расписание
по залам и педагогам.

Расписание открывается на день или на всю неделю, по залам или по педагогам. Урок можно перенести, сдвинуть всю сетку или отметить отпуск педагога.

Педагог заболел — система сразу предлагает тех, кто свободен в это время. Открыли урок, отметили, кто пришёл, — занятие списалось с абонемента.

День · неделя Залы · педагоги Переносы и отпуска Замена из свободных

Расписание студии на неделю по залам — Расписание · неделядемо-данные

Module · 02 · Абонементы

Абонемент
в минутах.

В студии абонемент считается в минутах — так и сделали. Урок длиннее обычного — списывается больше, короче — меньше, без ручных добавок и пересчётов в таблице.

В карточке урока видно, кто записан, кто пришёл и сколько минут осталось у каждого ученика. Остаток абонемента и сама отметка посещения живут в одном месте.

Урок → Отметка посещения → Списание по минутам

Карточка урока с отметкой посещения — Карточка урокадемо-данные

Списание урока с абонемента в минутах — Списание в минутахдемо-данные

Module · 03 · Деньги и оплаты

Деньги
без таблиц.

Деньги разложены по счетам и статьям, есть кассовая книга и сверка кассы. Расход вносится в момент, когда он случился, — и картина по деньгам больше не отстаёт на недели.

Сбор оплат — не таблица, а список тех, кому пора напомнить: долг по абонементу, абонемент заканчивается, занятия без абонемента. По каждому видно, связывались ли уже с учеником и что он ответил.

Счета и статьи Кассовая книга Сверка кассы Кому напомнить

Раздел «Деньги»: счета, статьи и кассовая книга — Деньгидемо-данные

Сбор оплат: список тех, кому пора напомнить — Сбор оплатдемо-данные

Module · 04 · Заявки

У каждой заявки —
следующий шаг.

Больше всего заявок студия теряла по одной причине: клиенту просто не перезвонили. Теперь все обращения лежат на доске, у каждого — статус и следующий шаг, а новые заявки видны прямо в меню.

В систему перенесли и историю заявок из прежней CRM — работа с базой продолжается с того места, где остановилась.

Заявка → Следующий шаг → Ученик

Доска заявок со статусами — Доска заявокдемо-данные

Module · 05 · Роли и знакомство

Каждый
видит своё.

Три роли: владелец, администратор, педагог. У владельца — вся студия, у администратора — рабочие разделы, у педагога — только его уроки и выплаты. Все изменения записываются в историю: видно, кто и когда что поменял.

Новичка система сама проводит по экранам, шаг за шагом, — новому администратору не нужен отдельный инструктаж.

Владелец Администратор Педагог История изменений

Кабинет педагога: уроки и выплаты — Кабинет педагогадемо-данные

Знакомство с экранами для нового сотрудника — Знакомство с экранамидемо-данные

Module · 06 · Боты

Telegram и Max —
ученикам и команде.

Ученику бот напоминает об уроке, показывает остаток абонемента и принимает оплату по QR в одно касание.

Сотрудникам каждое утро приходит сводка: сколько уроков сегодня, кому пора платить и у кого заканчивается абонемент.

Напоминание об уроке Остаток абонемента Оплата по QR Утренняя сводка

Бот студии: напоминание, абонемент и оплата, утренняя сводка — Ученику и сотрудникамдемо-данные

Rollout · plan

Переход без остановки студии.

[ ROLLOUT · 03 ]

Студия продолжает работать каждый день, поэтому переезд идёт по шагам: сначала пробный перенос и тестирование, потом финальная выгрузка — и переход до того, как закончится старая подписка.

20 октября

Пробный перенос

Свежая выгрузка из прежней CRM — ученики, абонементы, заявки.

25–28 октября

Тестирование

Проверка расписания, абонементов и оплат перед переходом.

29–30 октября

Финальный перенос

Последняя выгрузка из прежней CRM перед переключением.

31 октября

Своя система

Студия окончательно переходит на свою CRM. Свои данные, свои правила.

Effect · summary

Что меняется.

[ AGGREGATE · 04 ]

METRIC · 01

2 → 1

подписка и таблицы Excel сведены в одну систему

METRIC · 02

ручных пересчётов минут по абонементам

METRIC · 03

роли: владелец, администратор, педагог

METRIC · 04

100%

данных студии — на своём сервере, а не в чужом сервисе

NB — студия переходит на свою систему 31 октября 2026 года. Измеримый эффект — по оплатам, заявкам и загрузке залов — покажем после первого месяца работы. Экраны на странице и в ролике сняты на демо-данных.

Closing · thought

Одна система
вместо подписки и таблиц.

Готовые CRM для студий заставляют подстраиваться под чужую логику и платить за доступ к собственным данным. Мы пошли другим путём: собрали систему под то, как «Соло» работает на самом деле, — с абонементами в минутах, заменами педагогов и сбором оплат по живому списку.

Студии остаётся главное: свои данные, свои правила — и всё в одном месте.

Своя система. Свои правила.